Elektronik Belge Yönetim Sistemi yani daha çok bilinen ismi ile EBYS, özellikle kamu kuruluşlarında doğru kullanımı oldukça önemli bir hale geldi. Eskiden evrakları kağıt halinde saklanması gerektiğinde bir çoğu kayboluyordu, büyük bir kısmı da işleme koyulması unutulduğu için ya zaman aşımına uğruyordu ya da bir şekilde hiç üzerine konuşulmuyordu. Artık EBYS ile tüm bu işlemler elektronik sistem hem daha hızlı hem daha güvenli hem kağıt israfı yapmadan hem de yer tasarrufu sağlamakta.
EBYS sayesinde;
* Belgeler içerisinde ihtiyacınız olan dökümanı daha kolay bulabiliyorsunuz.
* Süreç işletimini daha rahat görebiliyor ve daha hızlı yapabiliyorsunuz.
* Kurum içi ve kurum dışında yapılması gereken tüm yazışmaları eloktronik ortamda bilgisayarınız aracılığı ile yapabiliyorsunuz.
* Yazışmalar daha standart belli kurallar dahilinde yapılmış oluyor.
* Tüm birimlere aynı anda yazışmanızı gönderebilir,
* Paraf atma ve onay işlemlerinizi daha hızlı yapabilirsiniz.
* Belgelere kimlerin erişebileceği ya da erişmemesi gereken kişi ve birimleri belirleyebilirsiniz.
* Mekandan bağımsız olarak nerede olursanız olun yanınızda bilgisayarınız olması durumunda belgelere erişebiliyorsunuz.
Daha saymadığım birçok artısı sebebiyle EBYS sistemi eskiye kıyasla birçok artısı bulunmakta. Başlarda adapte olması zor olsa da alışınca çok kolay geliyor.