Excel bildiğimiz gibi değerleri hücre adı verilen kutucuklarda saklayan ve bu kutucuklardaki değerleri okuyarak hesaplamalar yapabildiğimiz bir program. Çoğunlukla kendi hazırladığımız excel dosyalarını kendimiz kullandığımız için bir excel dosyasında neyi nasıl kullanmamız gerektiğini biliyoruz, örneğin doğum tarihinden yaş hesabı yapan bir excel dosyası için doğum tarihini boş bırakmamamız gerektiğini biliyoruz. Ancak bazı durumlarda bizim hazırladığımız excel çalışma dosyaları başka kullanıcılar tarafından kullanılırlar ve bu durumlarda özellikle boş bırakılan alanlardan dolayı hesaplamalarda hatalar olabilir.
Örneğin yukarıdaki görselde kişinin yaşının hesaplandığı basit bir excel formülü kullanılmaktadır ve kişiden doğum yılını yazması beklenmektedir. Ancak kişi doğum yıllını yazmadığı için yaş bilgisi de anlamlı olmayan bir değer olarak çıkmaktadır. Örneğin hazırlamış olduğunuz ve doldurmaları için insanlara gönderdiğiniz bir anket için de benzer bir durum gözlemlenebilir, girilmesi zorunlu olan alanların boş bırakılması durumunda excel uyarı vermelidir. O zaman bu hücreyi yazmasını zorunlu kılacak bir özellik ekleyelim: veri doğrulaması (validation).
Excel'de veri doğrulaması eklemenin oldukça basit bir mantığı vardır: doğrulamanın uygulanacağı hücreleri seçmek ve doğrulama kurallarını eklemek. Şimdi adım adım yukarıdaki yaş örneği için kullanıcıyı bir tam sayı yazmak zorunda bırakacak bir doğrulama ekleyelim.
- Veri doğrulaması yapılacak hücreyi seçtikten sonra üstteki menüden Veri (Data) sekmesine gelin. Veri Araçları (Data Tools) altında Veri Doğrulaması (Data Validation) ikonunu göreceksiniz. Bu ikona tıklayarak veri doğrulaması penceresini açın.
- izin verilen veri türleri arasından tam sayı (whole number) seçeneğini seçtikten sonra sağ taraftaki kutucuğu pasif hale getirin (ignore blank). Minimum ve maksimum değerler için de kişinin yıl değeri yazmasını beklediğimiz için 1900 ile 2020 değerlerini yazabiliriz.
Artık kullanıcı bu hücreye boş bir değer yazmak isterse ya da verdiğimiz izinler dışında bir değer yazmak isterse aşağıdaki gibi bir uyarı alacak:
