Önceki örnekte kullanıcının bir hücreye boş değer girmesini ya da yapacağımız işleme göre uygunsuz veriler girmesini engelleyen basit bir kural eklemiştik (bkz: Excel'de Hücrenin Boş Bırakılmasını Engellemek). Bu örnekte kullanıcıyı yıl yazma zahmetinden de kurtaracağız ve yazabileceği yılları listeden seçebileceği bir excel dosyası hazırlayacağız.
1. Listede görüntülenmesini istediğiniz değerleri hücrelere yazın, örneğin açılır kutuda 1960 ile 1998 arasındaki yılların görüntülenmesini istiyorsanız aşağıdaki gibi bu yılları hücrelere yazın.
2. Listenin açılmasını istediğiniz hücre üzerindeyken Veri (Data) sekmesinden Veri Doğrulama (Data Validation) aracını aktif hale getirin.
3. Şimdi veri doğrulama aracını aşağıdaki gibi uygulayın.
İzin verdiğimiz seçenek olarak listeyi seçtiğimiz için artık liste görünecek, listede görüntülenecek değerler de az önce yazdığımız yıllar olacak.
Artık kullanıcı açılır kutu içinden sadece bizim izin verdiğimiz değerleri seçebiliyor olacak.
Not: Eğer daha az sayıda seçenek sunacaksanız ve liste değerlerini hücrelere yazmak yerine elle yazmak isterseniz aralarına birgül koyarak elle de yazabilirsiniz.